Manuell betaling og rapportering til NIF

Fagsystemet støtter også medlemmer som ikke skal betale med kort via Stripe. Dette er aktuelt for:

• Medlemmer med økonomisk støtte fra NAV

• Medlemmer fra offentlige institusjoner (f.eks. barnevern eller asylmottak)

• Deltakere i prosjekter støttet av kommune eller fylke

I slike tilfeller oppretter klubben egen kontingent, knytter medlemmer til den, og markerer betalingen som gjennomført manuelt. Klubben kan da laste opp dokumentasjon og sende betalingsinformasjon til NIF for godkjenning.

Slik oppretter du kontingent med manuell betaling

1. Gå til Økonomi > Sendbet, og klikk + Opprett ny.

2. Fyll ut feltene som vanlig:

   • Navn: Beskriv hvem kontingenten gjelder (f.eks. NAV, Kommunen).

   • Kontoreferanse: Eks. 3920 – Medlemskap.

   • Beskrivelse: Forklar bakgrunnen for manuell betaling (se eksempel nedenfor).

   • Frekvens: Alltid årlig, så sørg for at beløpet gjenspeiler det.

   • Beløp: Det totale beløpet som skal faktureres manuelt.

   • Last opp dokumentasjon: Her kan du laste opp PDF-er med faktura, NAV-vedtak eller annen bekreftelse.

   • Huk av for Er medlemskap NIF og sett Sum årskontingent NIF hvis relevant.

3. Klikk Lagre.

Eksempel på beskrivelse:

Kommunen dekker medlemskontingent for 2 barn i 6 mnd. Klubben fakturerer manuelt, og dokumentasjon er vedlagt. Totalbeløp inkluderer innmelding og rabattert treningsavgift.

Knytte medlemmer til kontingenten

Etter at kontingenten er opprettet:

1. Bla ned til Administrer medlemmer.

2. Velg hvilke medlemmer som skal knyttes til kontingenten ved å klikke Legg til under Tilgjengelige medlemmer.

3. Når regningen er knyttet, vises den som Betalt (manuelt) i oversikten.

Laste opp dokumentasjon

Ved manuell betaling er det viktig å dokumentere:

• Faktura sendt til NAV, kommunen eller institusjon

• Bekreftelse på betaling eller godkjenning

• Eventuelt notat fra klubbens leder om avtale

Du kan laste opp flere dokumenter ved å klikke Last opp fil i kontingentens detaljvisning. De vises som vedlegg under feltet.

Rapportere til NIF

Når alle medlemmer og dokumentasjon er lagt inn, klikk på knappen:

Send betalingsinfo til NIF

Dette gjør at medlemmet blir godkjent i NIFs system selv om betalingen ikke ble gjennomført via Stripe.

Merk: Det er klubbens ansvar å sikre at dokumentasjonen er gyldig og at kun faktisk betalte medlemskap blir rapportert til NIF.

Fordeler med denne funksjonen

• Full kontroll over spesialordninger og manuelle avtaler

• Opprettholder medlemsstatus og lisensmulighet for alle

• Mulig å følge opp dokumentasjon og historikk internt

• Ivaretar inkludering for økonomisk sårbare medlemmer

Tips

• Bruk ett årsintervall for støttede kontingenter, og legg inn korrekt beløp.

• Last alltid opp dokumentasjon – dette er påkrevd ved NIF-rapportering.

• Opprett én kontingent per støttende enhet (f.eks. NAV + kommune).

• Bruk feltet "Beskrivelse" til å forklare saken kortfattet.

Ta kontakt med support om du er usikker på når og hvordan du bør sende info til NIF manuelt. Dette gjelder særlig ved særtilfeller eller prosjektstøtte.