Håndtering av kontingenter

Fagsystemet gjør det enkelt for klubber å administrere medlemskap, treningsavgifter og øvrige betalinger gjennom funksjonen Kontingenter. Hver klubb kan opprette sine egne kontingenter, bestemme pris, faktureringsfrekvens og hvilke medlemmer som skal tilknyttes. Systemet er integrert med Stripe for automatisert betaling, og sørger for en ryddig og oversiktlig økonomihåndtering for både klubb og medlem.

Tilgang til kontingenter

Naviger til Økonomi > Kontingenter i menyen til venstre. Her ser du en oversikt over alle kontingenter, delt i fanene Regninger og Utkast.

Opprette ny kontingent

1. Klikk + Opprett ny oppe til høyre.

2. Fyll inn informasjon i skjemaet under Detaljer:

   • Navn: Gi kontingenten et tydelig navn, f.eks. Treningsavgift ungdom.

   • Kontoreferanse: F.eks. 3920 - Medlemskap.

   • Beskrivelse: Forklar kort hva kontingenten dekker og hvordan den fungerer (for eksempel abonnementsmodell).

   • Frekvens: Velg hvor ofte kontingenten skal faktureres (År, Halvår, Kvartal, Måned, Dag).

   • Beløp: Hva medlemmet skal betale per periode.

   • Forfallsdager: Antall dager før faktura forfaller.

3. Innmeldings- eller oppstartsgebyr:

   • Angi eventuell engangskostnad ved innmelding (f.eks. 950 kr).

   • Skriv en forklarende tekst og antall dager før første trekk starter.

4. Velg om det er:

   • Treningsavgift

   • Medlemskap NIF

   • Angi eventuelt sum årskontingent til NIF. (Vi anbefaler en egen separat kontingent for dette)

5. Klikk Lagre. Du går nå videre til å administrere medlemmer.

Administrere medlemmer i kontingenter

Etter at kontingenten er opprettet, kan du legge til medlemmer:

• I høyre kolonne ser du Tilgjengelige medlemmer. Klikk Legg til for å legge dem til kontingenten.

• I venstre kolonne vises Regninger utsendt til medlemmer.

  • Her ser du status som Aktiv, Pause, Forfalt eller Avsluttet.

  • Under Valg kan du administrere medlemmet:

    • Oppdatere kredittkort

    • Sette betaling på pause (1–6 måneder)

    • Avslutte kontingent

    • Gå til Stripe

Et medlem kan være med i flere kontingenter samtidig, f.eks. én for Treningsavgift og én for Årskontingent NIF.

Anbefalt praksis

For å sikre tydelighet i økonomihåndteringen anbefaler vi å opprette egne kontingenter for:

• Treningsavgift

• Årskontingent NIF

Dette gir bedre oversikt, enklere oppfølging, og tydeligere kommunikasjon til medlemmene.

Se eller endre en eksisterende kontingent

1. Klikk Se på ved kontingenten i oversikten.

2. Du får nå tilgang til:

   • Detaljer: Rediger pris, frekvens, beskrivelse osv.

   • Medlemmer: Se hvem som mottar regning og hvilken status de har.

   • Handlinger per medlem (pause, oppdater, avslutt).

Betaling og integrasjon med Stripe

Alle betalinger håndteres gjennom Stripe, noe som gir:

• Automatiske trekk på kort

• Mulighet for å oppdatere kortinformasjon direkte

• Statusoppdateringer i sanntid

Dersom en betaling feiler, vises status som Forfalt.

Medlemsøkonomi og historikk

Du finner en fullstendig økonomisk oversikt for hvert medlem ved å gå til Medlemmer > Rediger medlem > Økonomi. Her ser du:

• Aktive og historiske kontingenter

• Enkelbetalinger (f.eks. egneandeler til mesterskap)

• Lenker til tilhørende Stripe- og regningsdetaljer